Die Teamassistenz unterstützt das Team in administrativen und organisatorischen Aufgaben und trägt zur reibungslosen Abwicklung von Arbeitsprozessen bei. Diese Position erfordert ein hohes Maß an Eigenständigkeit, Kommunikationsstärke und die Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld Prioritäten zu setzen.+ • Raumbuchungen & Weiterleitung von Adressen an Kunden: Organisation und Koordination von Tagungs- und Veranstaltungsräumen sowie Weiterleitung relevanter Informationen an Kunden.
• Telefonannahme: Entgegennahme und Weiterleitung von Anrufen, Beantwortung allgemeiner Anfragen und Verwaltung des Telefonverkehrs.
• Versand von Zertifikaten: Vorbereitung und Versand von Teilnahmezertifikaten an Schulungsteilnehmer.
• Social Media Management: Erstellung und Veröffentlichung von Instagram-Posts zur Stärkung der Online Präsenz des Unternehmens.
• Kundenkontakt & Terminabsprachen: Organisation und Koordination von Kundenterminen, einschließlich der Erstellung und des Versands von Zoom-Links für Online-Meetings.
• Teilnehmerlisten: Anforderung und Verwaltung von Teilnehmerlisten sowie deren Weiterleitung an Trainer. • Newsletter-Management: Verwaltung und Versand von Newslettern über das Tool CleverReach.
• Koordination mit Trainern: Planung und Abstimmung von Schulungsterminen sowie laufender Austausch mit den Trainern.
• Anpassung von Schulungsinhalten: Unterstützung bei der Anpassung und Aktualisierung von Präsentationen und Handreichungen für Schulungen.
• SharePoint-Organisation: Verwaltung und Organisation von Dokumenten und Dateien im SharePoint-System.
• Hotelbuchungen: Organisation und Buchung von Hotelunterkünften für Mitarbeiter und Gäste.
• Entwicklung neuer Schulungskonzepte: Unterstützung bei der Erstellung und Einreichung neuer Schulungskonzepte.
• Organisation von Verbandstagungen: Planung und Durchführung von Verbandstagungen, einschließlich der Koordination mit allen Beteiligten.
• Anpassung von Sozialkonzepten für weitere Bundesländer: Unterstützung bei der Anpassung bestehender Sozialkonzepte an die rechtlichen Vorgaben und Anforderungen anderer

Ergänzende Informationen
Anforderungen an den Bewerber
Grundkenntnisse: Projektassistenz, Besprechungsvorbereitung, -organisation, Büro- und Verwaltungsarbeiten, Termin- und Kapazitätsplanungssystem TKP
Erweiterte Kenntnisse: Büroorganisation, Büromanagement, E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Präsentationsprogramm PowerPoint (MS Office), Tabellenkalkulation Excel (MS Office)
Expertenkenntnisse: Präsentationsunterlagen erstellen, E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz, Korrespondenz, Textverarbeitung Word (MS Office