Wir suchen eine motivierte und organisierte Teamassistenz (m/w/d) für eine vielfältige und verantwortungsvolle Tätigkeit in unserem Unternehmen.

ab sofort

Sie sind ein Kommunikationstalent, behalten stets den Überblick und unterstützen gerne ein Team in unterschiedlichen administrativen Aufgaben? Dann sind Sie bei uns genau richtig! Als Teamassistenz (m/w/d) leisten Sie wertvolle Unterstützung für das Team und die Personalabteilung und tragen zur reibungslosen Organisation unseres Unternehmens bei.

• Betreuung der Telefonzentrale: Freundliche und professionelle Annahme und Weiterleitung eingehender Anrufe.
• Administrative Unterstützung: Unterstützung des Teams und der Personalabteilung, fallweise auch der Geschäftsführung bei organisatorischen Aufgaben.
• Veranstaltungsorganisation: Planung und Organisation von Firmenveranstaltungen und -events.
• Reise- und Seminarbuchung: Organisation und Buchung von Seminaren, Fortbildungen und Dienstreisen.
• Besprechungsvorbereitung: Vor- und Nachbereitung von Meetings, inklusive Catering-Bestellung.
• Materialbeschaffung: Bestellung von Büro-, Verbrauchs- und IT-Arbeitsmaterialien.
• Anlassorganisation: Koordination von Geburtstagen und Jubiläen innerhalb des Unternehmens.
• Kommunikation: Austausch und Koordination mit Bauherren, Firmen und sonstigen Geschäftspartnern.
• Fuhrparkverwaltung: Organisation und Verwaltung unseres Fuhrparks.
• IT- und Mobilfunkverwaltung: Verwaltung und Bestellung von IT-Arbeitsmaterialien sowie Betreuung der Mobilfunkverträge.
• Postbearbeitung: Organisation und Abwicklung der täglichen Postbearbeitung sowie Kuriersendungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung in einer ähnlichen Position im Assistenz- oder Sekretariatsbereich, bestenfalls in einem Assistenzteam.
• Ausgeprägtes Organisationstalent und eine strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise.
• Freundliches, serviceorientiertes Auftreten und starke Kommunikationsfähigkeiten.
• Proaktive Arbeitseinstellung.
• Aufgeschlossenheit gegenüber agilem Arbeiten.
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook).
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen Team und einem modernen Arbeitsumfeld.
• Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeiten zum mobilen Arbeiten.
• Attraktive Vergütung und Entwicklungsperspektiven.
• Eine offene und wertschätzende Unternehmenskultur mit Raum für Eigeninitiative.
• Regelmäßige Teamevents und ein betriebliches Gesundheitsmanagement.

Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Werden Sie Teil unseres Teams und gestalten Sie unseren Arbeitsalltag mit! Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen.

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IBT.PAN Ingenieur- und Sachverständigengesellschaft mbH
für Bauplanung und Gebäudetechnik
Gustav-Adolf-Str. 130 • 13086 Berlin